¿Cómo puedo ser más productiva usando una agenda inteligente?

Como alguien que trabaja en un entorno de oficina, sé lo importante que es ser productivo. Me he dado cuenta de que cuando mis niveles de productividad son altos, todo lo demás va mejor: mis proyectos se hacen más rápido; soy más propenso a pedir ayuda a la gente con sus proyectos; y la gente que me rodea tiende a respetarme más como resultado de todo esto.

Sin embargo, un problema que puede dificultar mi productividad es que algunos días están más ocupados que otros. Por ejemplo, a veces tengo muchas reuniones programadas de forma consecutiva o varios plazos críticos a la vez.

Es fácil que este tipo de situaciones alteren tu rutina y te hagan sentir que tus niveles de productividad se están yendo por el desagüe, pero no tienen por qué hacerlo. A continuación te explicamos cómo puedes aumentar la productividad utilizando una agenda inteligente:

Piensa en un tema para cada día de la semana

También puede crear un tema para cada día de la semana. Por ejemplo, el lunes es para «Cuentas por pagar» y el martes para «Reuniones con nuevos clientes». Así, cuando veas tu agenda, sabrás exactamente lo que te espera y podrás planificar en consecuencia.

Esto te ayudará a mantener el rumbo de tus tareas cada día y evitará que cualquier sorpresa inesperada arruine tu productividad. No querrás llegar a la mitad de la semana y darte cuenta de que todavía hay elementos del lunes que no se han completado.

Lo más importante que hay que recordar al crear un horario es que no tiene que ser perfecto. No pasa nada si tienes algo de tiempo libre o si no estás muy seguro de lo que quieres hacer con él. Sólo tienes que crear un esquema básico de lo que hay que hacer y, a continuación, anotar las tareas por orden de importancia.

Empieza el día con una tarea que tengas que hacer obligatoriamente

Lo primero que debes hacer cuando te sientas detrás de un escritorio es anotar la tarea más importante del día. El siguiente paso es hacer esto cada mañana antes de empezar cualquier otra cosa. Cuando tu mente está fresca y despejada, es más fácil centrarse en lo que más importa.

Este pequeño hábito te ayudará a sentirte realizado al final de tu jornada laboral y también mantendrá a raya las distracciones durante tu día de trabajo. Da a todas las demás tareas un orden de prioridad que tiene sentido: eres capaz de lograr más porque están en orden de importancia.

Siempre puedes volver atrás si surge algo, pero empezar por un elemento importante te ayudará a centrarte en lo que hay que hacer primero para que todo lo demás encaje también en su sitio

Recuerda que probablemente serás más productivo si te centras en una cosa a la vez en lugar de cambiar de tarea

En primer lugar, es esencial recordar que probablemente serás más productivo si te centras en una cosa a la vez en lugar de ir cambiando de tareas. No te distraigas con otras tareas y tampoco dejes que tu teléfono te distraiga. En lugar de eso, intenta decir no a las tareas que no son importantes y cíñete a las que sí lo son.

A veces, simplemente estamos demasiado ocupados con nuestras vidas y no tenemos tiempo para todo lo que necesitamos hacer. Si te sientes así, utiliza la regla del 80/20. Esto significa que debes centrarte en lo que es más importante en ese momento en lugar de intentar hacerlo todo a la vez. Echa un vistazo a tu agenda y comprueba si hay alguna tarea que pueda esperar hasta más tarde, para poder centrarte en otras tareas que requieren atención inmediata.

Si no estás ocupado con nada en particular, intenta decir que sí a nuevas peticiones en la medida de lo posible. Si aceptas estas oportunidades ahora, en lugar de hacerlo más tarde o nunca más (como harían muchos procrastinadores), ayudarás a mantener tus niveles de productividad al mismo tiempo que te aseguras de que todo el mundo obtiene lo que quiere de la vida.

Utiliza la regla del 80/20 como guía

Probablemente conozcas la regla del 80/20. Dice que el 80% de los resultados proceden del 20% de los esfuerzos. Dice que el 80% de los resultados se obtienen con el 20% de los esfuerzos, y puede ayudarte a priorizar las tareas para no perder el tiempo en cosas que no importan a largo plazo.

Por ejemplo, digamos que estás intentando perder peso haciendo más ejercicio y comiendo mejor. Si te centras en correr tres veces a la semana en lugar de ir al gimnasio cinco veces a la semana, esa hora extra dedicada a correr podría ser más beneficiosa que dedicar una hora a cualquier otra actividad. Obtendrá resultados similares si opta por cocinar en casa en lugar de comer fuera, ya que cocinar es menos costoso y tiene menos calorías que cenar en restaurantes o pedir comida para llevar (además, sabe mejor).

Planifica algo de tiempo libre para ti cuando realmente lo necesites

Aunque es importante seguir siendo productivo, también es necesario tomarse un tiempo libre del trabajo. Por ejemplo, si has tenido una semana estresante y empiezas a sentirte agotado, asegúrate de planificar algo de tiempo para ti.

No puedes trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana. Necesitas recargar las pilas para poder concentrarte en la tarea que tienes entre manos y pensar con claridad en lo que hay que hacer a continuación.

Intenta utilizar una agenda o aplicación de objetivos semanales

Una agenda semanal es una forma sencilla y directa de planificar tus actividades diarias. La principal diferencia entre éstos y las aplicaciones de objetivos es que tienden a ser más rígidos en su estructura, mientras que las aplicaciones de objetivos te permiten más flexibilidad y espacio para la experimentación. Esto significa que si tienes problemas para organizarte, o si eres nuevo en el uso de una de estas herramientas, un planificador semanal puede ser la mejor opción para ti.

Algunos ejemplos de planificadores semanales son

  • Google Calendar
  • iCalendar (iOS)
  • Todoist (Web/iOS/Android)

Mi productividad aumenta cuando utilizo una agenda para planificar mi día en lugar de improvisar

Su productividad aumentará cuando utilice una agenda para planificar su día en lugar de improvisar. Puedes asegurarte de que no se te olvida nada y puedes utilizar el tiempo de tu día de forma más eficaz si lo planificas con antelación.

El tema de esta entrada del blog es trabajar de forma más inteligente, no más dura. Para ello, necesitas un plan de acción.

Una agenda inteligente puede ayudarte a mantenerte en el camino y organizado durante el día para que puedas concentrarte en hacer las cosas en lugar de distraerte con otras cosas a tu alrededor. Si buscas formas de ser más productivo, no busques más que tu agenda inteligente.